Co warto wiedzieć o fakturze proforma?

Szczegółowe informacje o tym, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty. Przekonaj się!

Wszyscy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą, ale również i większość osób realizujących zakupy przez internet, otrzymali przynajmniej raz fakturę pro forma. Nie każdy natomiast wie, czym naprawdę jest ten dokument i co go odróżnia od normalnej faktury.

Proforma nie stanowi potwierdzenia wykonania usługi

W języku łacińskim pro forma znaczy „dla przyzwoitości”, dlatego raz za razem spotykamy się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Należy jednakże zostawić ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna uchodzić raczej za dowód handlowy, będący rodzajem propozycji pewnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia zrealizowania usługi czy nabycia artykułów, zatem w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie może stanowić podstawy do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że dotyczy usługi czy też sprzedaży, która jeszcze nie była sfinalizowana, toteż warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż podlegać negocjacjom.

Faktura proforma powinna być zauważalnie oznakować

Faktura proforma wygląda oraz zawiera podobne elementy co faktura VAT, czyli:

  • datę oraz miejsce,
  • dane stron,
  • nazwę usług bądź towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
  • wartość brutto i netto (zarówno poszczególnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana także słownie,
  • informacja o zakresie uwzględnionych zniżek,
  • stawka oraz naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie prognozowanego terminu realizacji usługi lub dostarczenia towaru.

By łatwo można było rozróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, generującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy też mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wystawia się w przypadku, kiedy kontrahent wpłaci już przedpłatę bądź uiści w całości opłatę za przedmiot transakcji.